Перед обновлением прайса в CRM зафиксируйте стоимость услуг в существующих записях и проверьте, как система применяет новые цены. Для визитов, по которым салон уже согласовал сумму с клиентом, сохраните прежнюю стоимость отдельно от текущего прайса. Затем обновите каталог услуг, проверьте онлайн-запись и объясните администраторам порядок расчёта. Ниже — последовательность действий, которая поможет отделить новые тарифы от прежних договорённостей и избежать споров у кассы.
Что проверить в CRM перед изменением прайса?
Начните с пробной записи без реального клиента. Добавьте услугу, запомните её стоимость и измените цену в каталоге, если система позволяет безопасно провести такую проверку. Затем снова откройте запись. Так вы увидите, хранит ли CRM цену на момент записи или подставляет актуальную стоимость из справочника.
Отдельно откройте расчёт за визит. Цена в расписании и сумма при оплате могут зависеть от разных настроек. Если в карточке визита осталась прежняя сумма, это ещё не подтверждает, что система сохранит её при расчёте.
До работы с действующим прайсом задайте поддержке конкретные вопросы:
- Изменится ли стоимость в существующих записях после обновления каталога?
- Что произойдёт с ценой, если перенести визит или заменить мастера?
- Можно ли закрепить согласованную сумму за отдельным визитом?
- Как новая цена попадёт в онлайн-запись и сообщения клиентам?
- Где администратор увидит причину отличия суммы от текущего прайса?
Запишите ответы в рабочую инструкцию. Формулировка «CRM сохраняет старые цены» слишком общая: сохранение записи без изменений и её перенос могут запускать разные действия. Проверяйте тот сценарий, которым администратор пользуется в течение смены.
Как сохранить согласованную стоимость будущих визитов?
Определите, какие записи салон обслужит по прежней цене. Например, это визиты, для которых администратор уже подтвердил клиенту конкретную сумму. Сам факт наличия записи не всегда объясняет договорённость: услугу могли забронировать без обсуждения стоимости или с расчётом после консультации.
Просмотрите будущие визиты и отметьте, где есть точная цена, а где указан ориентир. Для таких записей нужны разные пояснения. Не превращайте предварительную оценку в обещание окончательной суммы, если объём услуги ещё предстоит согласовать.
- Откройте список будущих записей на услуги, для которых меняется прайс.
- Найдите подтверждённую сумму в карточке визита или в истории общения.
- Зафиксируйте её в поле цены визита, если CRM поддерживает такую настройку.
- Добавьте понятный комментарий о договорённости с клиентом.
- Проверьте, что администратор увидит сумму и комментарий перед расчётом.
Комментарий можно сформулировать так: «На этот визит согласована прежняя стоимость. При переносе проверить условия с администратором». Но текстовая заметка сама по себе не меняет сумму к оплате. Если CRM пересчитывает стоимость автоматически, понадобится отдельное действие при расчёте или настройка, которую подтвердит поддержка.
Разовую договорённость лучше привязать к визиту. Постоянная скидка в карточке клиента способна затронуть следующие посещения, хотя салон хотел сохранить цену только для уже согласованной услуги. Если другого инструмента в CRM нет, заранее определите, кто проверит расчёт и уберёт временную настройку.
Отдельно решите, как поступать при переносе, замене услуги и добавлении процедуры. Это разные ситуации: перенос сохраняет состав визита, а дополнительная услуга меняет заказ. Администратору нужна короткая инструкция для каждого случая, иначе решение будет зависеть от того, кто работает на смене.
Как переключить CRM и онлайн-запись на новый прайс?
Назначьте момент перехода и ответственного сотрудника. К этому моменту список прежних договорённостей уже должен быть готов. Если несколько администраторов одновременно редактируют каталог и будущие визиты, сложнее понять, какие записи они успели проверить.
Переход удобно разделить на отдельные действия:
- Обновите стоимость нужных услуг в каталоге CRM.
- Проверьте цены у мастеров, если они отличаются по специалистам.
- Откройте онлайн-запись с телефона и проверьте стоимость до подтверждения визита.
- Создайте новую пробную запись и проверьте сумму при расчёте.
- Откройте прежнюю запись и убедитесь, что согласованная стоимость сохранилась.
Проверьте также длительность услуг. Обновление цены не требует автоматически менять время процедуры. Если при редактировании карточки случайно сократить продолжительность, новые записи начнут занимать меньше времени в расписании.
Не удаляйте старую услугу ради создания такой же с новой ценой, пока не выясните последствия. В CRM услуга может быть связана с будущими визитами и отчётами. Сначала уточните, можно ли изменить цену в существующей карточке и сохранить историю.
Если система не поддерживает нужный порядок, сформулируйте задачу для настройки через рабочие сценарии: новый клиент видит новый прайс, прежний визит сохраняет согласованную сумму, администратор понимает причину разницы. По такому описанию проще оценить решение для онлайн-записи и CRM, чем по общему запросу «обновить цены».
Что сказать клиентам и как проверить расчёты?
Сообщение клиенту должно объяснять условия именно его визита. Если согласованная стоимость сохраняется, достаточно написать: «В салоне обновился прайс. Для вашего визита сохраняем стоимость, которую подтвердили при записи». Отправляйте такой текст только после проверки записи в CRM.
Если точную сумму ещё не обсуждали, уточните состав услуги и назовите актуальную стоимость до визита. Не оставляйте это разговору у кассы. Когда окончательная цена зависит от объёма процедуры, объясните, кто и на каком этапе её согласует.
Посмотрите, какую сумму CRM вставляет в автоматическое подтверждение и напоминание. Иначе администратор сохранит прежнюю цену, а клиент получит сообщение с новой. Проверку текста можно совместить с настройкой напоминаний для сокращения неявок через CRM: уведомление должно помогать подтвердить визит и не противоречить договорённостям.
После перехода проверьте расчёты по визитам с прежними условиями. Сопоставьте сумму в записи, итог оплаты и причину корректировки. Если для сохранения цены пришлось применить скидку, пометьте её как выполнение прежней договорённости, если CRM позволяет различать причины скидок. Тогда в отчётах её будет проще отделить от акций.
На смене назначьте сотрудника, к которому администратор обратится при расхождении цены. Ему нужен доступ к условиям конкретного визита, чтобы решить вопрос до оплаты и объяснить клиенту итоговую сумму.
Типичные ошибки при обновлении цен в CRM
- Менять каталог до проверки будущих визитов. Сначала выделите записи с согласованной стоимостью и проверьте поведение CRM на пробном примере.
- Хранить договорённости только в памяти администратора. Перенесите сумму и условия в запись, чтобы их увидел сотрудник другой смены.
- Использовать постоянную скидку для разового сохранения цены. Проверьте, не перейдёт ли она на следующие визиты клиента.
- Обновлять прайс только внутри CRM. Откройте клиентскую форму записи и проверьте автоматические сообщения.
- Считать комментарий гарантией правильного расчёта. Доведите пробный визит до этапа оплаты и сравните итог с согласованной суммой.
Начните с действия на две минуты: отправьте в поддержку CRM вопрос «Если изменить цену услуги в каталоге, что произойдёт со стоимостью уже созданной записи при её переносе и при оплате?» Ответ определит, как подготовить обновление прайса.
