Начните с карточки услуги: укажите длительность визита, допустимые интервалы и правила переноса, затем проверьте, как CRM связывает записи одного клиента в курс. Такая настройка помогает администратору видеть всю последовательность посещений и замечать отклонения от графика. Ниже разберём, какие сведения подготовить, как выбрать даты, что делать при отмене и какие напоминания проверить. Интервалы и ограничения определяет специалист по конкретной процедуре: CRM хранит эти правила и помогает соблюдать расписание, но не заменяет профессиональную оценку.
Что подготовить перед настройкой курса в CRM?
Выберите одну услугу, которую салон предлагает курсом. Сначала опишите её правила вместе с мастером, а затем переносите их в программу. Если сразу настраивать все услуги, администратору будет сложнее заметить, где неверно задана длительность или пропущено ограничение.
У курса должны быть понятное название и связь между визитами. Несколько отдельных записей в календаре ещё не дают общей картины: администратору нужно отличать следующий этап курса от самостоятельного посещения той же услуги.
- Название курса и услуга для каждого его этапа.
- Количество посещений или условие, по которому специалист определит его позже.
- Длительность визита, включая время на подготовку рабочего места.
- Допустимый интервал и точка отсчёта: предыдущий фактический визит или заранее согласованные даты.
- Правила смены мастера и случаи, когда перенос нужно согласовать со специалистом.
Не задавайте единый интервал для всех процедур ради простоты календаря. Если график зависит от результата предыдущего визита, оставьте следующий этап без окончательной даты до решения специалиста. В карточке курса отметьте, кто и после какого посещения должен её согласовать.
Когда до курса нужна отдельная встреча, вынесите её в самостоятельную услугу. Порядок такой записи разобран в статье о том, как настроить онлайн-запись на консультацию перед процедурой. Клиент сможет выбрать консультацию, не бронируя весь курс до разговора с мастером.
Как связать посещения и выбрать даты курса?
Проверьте на демонстрации CRM, есть ли в ней курс, серия визитов или другой способ объединить записи. Названия функций различаются, поэтому попросите показать конкретный сценарий: клиент записывается на курс, а администратор открывает всю последовательность из любого посещения.
Если отдельной функции нет, используйте общий идентификатор курса и номер этапа в доступном поле. Заранее проверьте, можно ли найти по этой отметке все связанные записи. Комментарий, который виден только внутри одного визита, не заменяет общий список посещений.
- Создайте курс и свяжите его с карточкой клиента.
- Выберите первый визит с учётом длительности услуги и расписания мастера.
- Добавьте следующие посещения по правилам, которые согласовал специалист.
- Проверьте занятость кабинета и оборудования на каждую дату.
- Подтвердите с клиентом весь график, включая ещё не согласованные этапы.
Повторение записи по календарю подходит только тогда, когда оно совпадает с правилами курса. Функция «повторять по тому же дню недели» сама по себе не проверяет допустимый интервал. Если программа умеет только копировать запись, администратор сверяет каждую дату вручную.
В онлайн-записи также проверьте, что именно выбирает клиент: отдельную процедуру, первый этап или весь курс. Подпись кнопки должна совпадать с результатом. Если после выбора услуги система бронирует только первый визит, напишите об этом рядом с формой и объясните, кто согласует остальные даты.
Как переносить визит, чтобы сохранить интервалы?
Перенос одного посещения затрагивает следующие этапы, если интервал отсчитывается от предыдущей процедуры. Поэтому сначала определите, какие даты зависят от этой записи. Массовый сдвиг без проверки расписания создаёт другую проблему: курс сохраняет интервалы, но попадает на занятое время мастера или кабинета.
Согласуйте с администратором единый порядок переноса. Он должен работать одинаково при звонке клиента, отмене через онлайн-запись и изменении графика салона.
- Откройте весь курс и найдите визит, который клиент хочет перенести.
- Проверьте ограничения у специалиста, если новая дата выходит за допустимый интервал.
- Подберите время с учётом мастера, кабинета и оборудования.
- Пересмотрите зависимые посещения и согласуйте новые даты с клиентом.
- Уберите старые напоминания и проверьте сообщения по новому расписанию.
Отмена и перенос должны оставаться разными действиями. При переносе клиент продолжает курс с другой даты. При отмене администратору нужно уточнить, сохраняются ли дальнейшие посещения. Не удаляйте их автоматически только потому, что клиент отказался от ближайшего визита.
Если курс связан с предоплатой, отдельно проверьте, как программа учитывает оплату после смены даты. Не смешивайте отметки «оплачено» и «посещение состоялось». Для этой части процесса пригодится материал о том, как настроить онлайн-запись с предоплатой и правилами отмены.
Какие напоминания и отчёты проверить перед запуском?
Настройте сообщения для конкретного посещения внутри курса. Клиенту нужны актуальные дата, время, название услуги и понятный способ сообщить о переносе. Если мастер дал отдельные указания по подготовке, проверьте их соответствие этапу: текст для первого визита не всегда подходит для следующего.
Сценарий с подтверждением записи и напоминаниями за 24 и 2 часа описан в материале «SMS-уведомления для салонов красоты: сценарии записи и напоминания» (sms-reklama.by). Это вариант для проверки, а не обязательная частота сообщений. Выберите расписание с учётом длительности курса и других уведомлений, которые уже получает клиент.
Особое внимание уделите переносу. В материале «Как салону красоты снизить неявки в 2026 году» отмечена роль уведомлений об изменении записи: они помогают не отправить клиенту старое время (isalon.by). На тестовой записи проверьте, что CRM отменяет прежнее напоминание, а не просто добавляет новое.
До запуска пройдите сценарий от лица клиента: создайте курс, перенесите промежуточный визит и отмените следующий. Посмотрите, какие сообщения сформировала система и какие даты остались в календаре. Если уведомление содержит ссылку на запись, проверьте, какую запись она открывает.
Для контроля курса полезно различать посещения со статусами «запланировано», «состоялось», «отменено» и «перенесено». Отдельно выделяйте курсы, где следующий визит ещё не согласован. Такой список даёт администратору конкретную задачу: уточнить дату у клиента или дождаться решения мастера.
При выборе CRM попросите показать этот список в отчёте. Если для поиска незавершённых курсов приходится открывать каждую карточку, оцените, подходит ли такой порядок вашему объёму записей. Проверка на рабочем сценарии полезнее сравнения программ по общему перечню функций.
Типичные ошибки при записи на курс процедур
- Создать независимые записи без общей отметки курса. Исправление: свяжите посещения так, чтобы администратор видел всю последовательность.
- Считать интервал от плановой даты после фактического переноса. Исправление: уточните у специалиста точку отсчёта и пересмотрите зависимые этапы.
- Забронировать мастера без проверки кабинета или оборудования. Исправление: проверьте все необходимые ресурсы для каждого посещения.
- Оставить напоминание на прежнее время. Исправление: включите отмену старого сообщения в проверку сценария переноса.
- Считать курс завершённым по календарю. Исправление: учитывайте фактические посещения и решение специалиста о завершении курса.
Начните с одного курса и проверьте его полный путь: запись, перенос, сообщение клиенту и отметку о состоявшемся посещении. После теста станет видно, что CRM уже выполняет сама, а где администратору нужна инструкция. Сейчас за две минуты откройте карточку одной курсовой услуги и проверьте, указан ли в ней допустимый интервал между визитами.
