Откройте настройки услуги в онлайн-записи и проверьте, можно ли задать длительность отдельно для каждого мастера. Если такая настройка есть, внесите время для каждой пары «услуга — мастер», затем проверьте расписание глазами клиента. Одна и та же процедура занимает разное время из-за техники работы, опыта мастера и состава услуги. Ниже разберём, какое время закладывать в запись, что делать без персональных настроек и как проверить, что система оставляет достаточно места до следующего клиента.
Какое время закладывать в длительность услуги?
Начните с фактического времени работы мастера. Сравните время начала и окончания нескольких похожих визитов: для одной услуги, с одинаковым составом работ. Если процедура зависит от длины волос или сложности дизайна, сначала разделите эти варианты. Иначе разницу между услугами легко принять за разницу в скорости мастеров.
Отдельно посмотрите, что происходит до и после процедуры. Мастеру нужно подготовить рабочее место, обсудить пожелания, убрать инструменты. Если эти действия не помещаются в расписание, следующая запись начинается с задержки.
- Время процедуры показывайте клиенту как ожидаемую длительность визита, если оно включает всё его пребывание у мастера.
- Подготовку и уборку учитывайте отдельным техническим интервалом, если сервис поддерживает такую настройку.
- Консультацию включайте в визит или оформляйте отдельной услугой, если без неё нельзя определить объём работы.
- Дополнительные процедуры учитывайте отдельно: их выбор должен увеличивать занятое время, если они удлиняют визит.
Проверьте, как именно сервис трактует длительность и технический интервал. В одной системе интервал закрывает время после записи, в другой похожая настройка влияет только на доступные часы начала. Ориентируйтесь на результат в расписании: следующий клиент не должен попадать на время уборки рабочего места.
Как настроить длительность услуги для каждого мастера?
Ищите настройки в карточке услуги или в профиле сотрудника. Названия разделов отличаются, поэтому нужный признак такой: у одной услуги можно выбрать мастера и изменить его время без изменения общего значения для остальных.
- Откройте услугу и проверьте, какие мастера её выполняют.
- Для каждого мастера задайте длительность по фактическим визитам с сопоставимым объёмом работы.
- Проверьте технический интервал, чтобы не учесть подготовку или уборку дважды.
- Сохраните настройки и откройте клиентскую форму записи на эту услугу.
Не сокращайте время только потому, что мастер считается опытным. Ориентиром остаётся его рабочий темп. Один мастер быстрее выполняет основную процедуру, но дольше обсуждает результат с клиентом; другому требуется больше времени на отдельный этап.
Если персональной длительности нет, проверьте возможность создать варианты услуги и закрепить каждый за нужным мастером. Это запасной способ: при изменении описания или состава работ придётся проверять все варианты. В клиентском списке должны оставаться понятные названия, без внутренних пометок вроде «копия» или «тест».
Когда варианты нельзя разграничить по мастерам, передайте разработчику или специалисту по настройке конкретный запрос: «Нужна отдельная длительность услуги для каждого сотрудника, которая меняет доступные интервалы в онлайн-записи». До решения вопроса записи на эту услугу лучше подтверждать вручную, чем оставлять клиенту заведомо короткий интервал.
Как проверить, что онлайн-запись учитывает разное время?
Проверяйте весь путь клиента, поскольку сохранённое значение в настройках ещё не подтверждает результат. Откройте форму записи как посетитель, выберите услугу и по очереди переключите мастеров. Посмотрите, какую длительность видит клиент и какие часы предлагает система.
Особенно показателен свободный промежуток между существующими записями. Для мастера, которому нужно меньше времени, услуга может в него помещаться. Для другого мастера тот же промежуток должен быть недоступен, если процедура закончится уже после начала следующего визита.
- Создайте тестовую запись и проверьте время её окончания в рабочем расписании.
- Смените мастера в тестовой записи и посмотрите, пересчитала ли система длительность.
- Добавьте дополнительную процедуру и проверьте общее занятое время.
- Проверьте запись у конца смены: процедура вместе с техническим интервалом должна помещаться в рабочие часы.
- Уберите тестовую запись из рабочего расписания после проверки.
Отдельно уточните поведение старых записей. После изменения настроек сервис может сохранить прежнюю длительность уже назначенных визитов. Просмотрите ближайшие записи на эту услугу, прежде чем открывать освободившееся время другим клиентам.
Если заявки поступают ещё и через администратора, проверьте ручную запись. Она должна учитывать те же интервалы. В статье о том, как принимать записи из соцсетей и сайта в одном расписании, разобран сам подход к объединению этих обращений.
Как понять, что длительность пора изменить?
Сопоставляйте плановое окончание визита с фактическим. Для начала достаточно отмечать причину заметного отклонения: мастер закончил раньше, клиент опоздал или состав услуги изменился уже на месте. Без причины одна и та же задержка ведёт к разным решениям.
Если мастер регулярно не укладывается при одинаковом объёме работы, пересмотрите длительность именно у него. Если время растёт из-за дополнительных процедур, исправьте состав услуги или настройку дополнений. Опоздание клиента само по себе не показывает, что базовый интервал слишком короткий.
В отчётах полезно смотреть загрузку вместе с реальным временем визитов. Плотное расписание ещё не означает, что его удалось выполнить без задержек. Для такой проверки пригодится разбор, как оценить загрузку мастеров по онлайн-записи.
При выборе связки онлайн-записи и CRM проверяйте этот сценарий на демонстрации. Попросите показать одну услугу у разных мастеров, перенос записи между ними и результат в расписании. Такой тест помогает оценить подходящее решение до переноса рабочего графика.
Типичные ошибки при настройке длительности услуги
- Задавать всем мастерам время самого быстрого сотрудника. Исправление: сверить длительность с визитами каждого мастера и сохранить отдельные значения.
- Смешивать разные по сложности процедуры под одним названием. Исправление: выделить понятные клиенту варианты, если они требуют разного времени.
- Закладывать уборку и в длительность, и в технический интервал. Исправление: выбрать один способ учёта и проверить окончание занятого времени.
- Менять настройки без проверки существующих записей. Исправление: просмотреть ближайшие визиты и вручную разобрать возможные пересечения.
- Показывать клиенту одну длительность, а в расписании отводить меньше времени. Исправление: согласовать описание услуги с реальным интервалом визита.
Начните с одной услуги: за две минуты откройте её настройки и проверьте, есть ли отдельное поле длительности для каждого мастера.
